Ein Träger, viele Einrichtungen.
Ab der zweiten Einrichtung entsteht ein Problem, das keine Fachsoftware für Einzeleinrichtungen löst: Jede Einrichtung führt ihre eigenen Zahlen, und die Leitung baut sich den Überblick am Monatsende in einer Tabelle zusammen. KoJu24 bildet die Trägerstruktur selbst ab – und beantwortet die Frage nach dem Gesamtbild aus den laufenden Daten.
Was mit der zweiten Einrichtung anders wird
Solange eine Einrichtung allein steht, reicht jede Software, die Fälle und Dienste verwaltet. Sobald ein Träger mehrere Einrichtungen betreibt, verschiebt sich die eigentliche Arbeit auf eine Ebene darüber: Wie ist die Belegung im Verbund? Welche Einrichtung trägt sich, welche nicht? Wie steht die Fachkraftquote wo? Welcher Kostenträger macht welchen Anteil aus?
Diese Fragen sind nicht schwer zu beantworten – sie sind nur teuer, wenn die Daten in getrennten Systemen oder in getrennten Mandanten liegen. Dann entsteht jeden Monat dieselbe manuelle Arbeit: exportieren, zusammenführen, vereinheitlichen, und am Ende eine Zahl präsentieren, für die niemand mehr die Herleitung kennt.
Wie KoJu24 die Trägerstruktur abbildet
Einrichtungen unter einem Dach
Der Träger ist die Organisation, die Einrichtungen hängen darunter – mit eigener Unterstruktur, wenn Ihr Aufbau sie braucht. Alles in einer Instanz, statt in getrennten Mandanten.
Betriebserlaubnis je Einrichtung
Erlaubnis, Gültigkeit ab Datum und die zugrunde liegenden Rechtsgrundlagen liegen an der Einrichtung – nicht in einem Ordner im Leitungsbüro.
Plätze: Soll und Ist
Je Einrichtung ist die Platzzahl hinterlegt. Die tatsächliche Belegung wird nicht gepflegt, sondern aus den laufenden Zuordnungen ermittelt – taggenau gezählt und je Monat gemittelt.
Zuordnung mit Zeitraum
Klient:innen und Mitarbeitende sind Einrichtung und Gruppe mit Von-/Bis-Datum zugeordnet, ambulant oder stationär. Wechsel und Archivierung bleiben nachvollziehbar.
Abrechnung je Einrichtung
Der Rechnungslauf arbeitet einrichtungsbezogen: Leistungen werden der erbringenden Einrichtung zugeordnet, und ein Lauf über mehrere Einrichtungen trennt sie sauber. Bankverbindung und Steuerkonto liegen je Einrichtung in den Stammdaten.
Auswertungen über alle Einrichtungen
Kennzahlen lassen sich filtern, gruppieren und summieren – nach Einrichtung, Zeitraum oder Merkmal, inklusive archivierter Fälle, wenn die Frage es verlangt.
Fragen, die aus den laufenden Daten beantwortet werden
Ohne dass jemand dafür exportiert oder eine Tabelle pflegt:
Rechte: gemeinsame Datenbasis, getrennte Sicht
Eine gemeinsame Instanz heißt nicht, dass alle alles sehen. Die Rechte werden je Rolle vergeben und wirken auf zwei Ebenen: Welche Bereiche jemand überhaupt öffnen darf – Lesen, Anlegen, Ändern, Löschen je Modul – und welche Fälle darin sichtbar sind. Eine Fachkraft lässt sich so auf die Fälle beschränken, für die sie zuständig ist, während Verwaltung und Geschäftsführung den Gesamtblick behalten. Anlegen, Ändern, Löschen, Exporte und Downloads werden protokolliert.
Das ist der eigentliche Unterschied zur Sammelmappe aus Einzelsystemen: Die Trägersicht entsteht nicht dadurch, dass jemand Daten zusammenträgt, sondern dadurch, dass jemand die Berechtigung hat, sie zusammen zu sehen.
Auch über Trägergrenzen hinweg
Wird eine Person von mehreren Einrichtungen betreut – auch wenn diese zu verschiedenen Gesellschaften gehören –, lässt sich das abbilden: Mehrfachzuordnungen einer Klientin oder eines Klienten sind als Einstellung freischaltbar. Ohne diese Freischaltung gilt der Regelfall, dass eine neue Zuordnung die vorherige beendet und archiviert. Was gleichzeitig laufen darf, entscheiden also Sie – nicht die Software.
Wie ein Umstieg mit mehreren Einrichtungen läuft
Struktur aufnehmen
Wir bilden Ihren Aufbau ab: Träger, Einrichtungen, Gruppen, Rechtsgrundlagen, Kostenträger und die Rollen, die es bei Ihnen tatsächlich gibt.
Einrichtung für Einrichtung starten
Der Umstieg läuft nicht als Stichtag für den ganzen Träger, sondern gestaffelt. Die erste Einrichtung ist die Referenz, an der Ihre Abläufe geschärft werden.
Bestandsdaten übernehmen
Vorhandene Daten werden im begleiteten Onboarding gemeinsam übernommen – ohne Bruch im laufenden Betrieb.
Auswertungen aufsetzen
Erst wenn Daten laufen, entstehen die Kennzahlen, die die Leitung wirklich braucht. Die Auswertungen werden auf Ihre Fragen konfiguriert, nicht auf einen Standardbericht.
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Häufige Fragen
Können mehrere Einrichtungen eines Trägers in einer KoJu24-Instanz arbeiten?
Ja. Der Träger ist die übergeordnete Organisation, die Einrichtungen hängen darunter und können eine eigene Unterstruktur haben. Jede Einrichtung führt ihre eigenen Stammdaten – Betriebserlaubnis, Platzzahlen, Rechtsgrundlagen, Adresse und bei Bedarf eine eigene Bankverbindung –, arbeitet aber auf derselben Datenbasis.
Sehen dann alle Mitarbeitenden die Daten aller Einrichtungen?
Nein. Rechte werden je Rolle vergeben – einmal für die Frage, welche Bereiche jemand öffnen darf, und einmal für die Frage, welche Fälle darin sichtbar sind. Eine Fachkraft lässt sich auf ihre eigenen Fälle beschränken, während Verwaltung und Geschäftsführung den Gesamtblick behalten. Zugriffe und Änderungen werden protokolliert.
Bekommen wir Auswertungen über alle Einrichtungen hinweg?
Ja. Auswertungen lassen sich nach Einrichtung, Zeitraum oder Merkmal filtern, gruppieren und summieren – auf Wunsch inklusive archivierter Fälle. So entsteht das Trägerbild aus den laufenden Daten, statt aus monatlich zusammengeführten Exporten.
Zahlen wir je Einrichtung mehr?
Nein. KoJu24 wird je Nutzer und Monat abgerechnet, unabhängig davon, auf wie viele Einrichtungen sich Ihr Team verteilt. Gerade für Träger mit mehreren kleinen Einrichtungen ist das ein deutlicher Unterschied zu Modellen mit Einrichtungspauschale.
Können Mitarbeitende in mehreren Einrichtungen eingesetzt werden?
Ja. Die Zuordnung erfolgt mit Zeitraum zu Einrichtung und Gruppe, sodass auch einrichtungsübergreifende Einsätze und Vertretungen abgebildet werden. Dienstpläne lassen sich über mehrere Einrichtungen hinweg ausgeben.
Können wir schrittweise umstellen?
Ja, und das ist der Regelfall. Der Umstieg läuft gestaffelt Einrichtung für Einrichtung statt als Stichtag für den ganzen Träger. Die erste Einrichtung dient als Referenz, an der die Abläufe geschärft werden, bevor die nächsten folgen.
Welche Kennzahlen bekommen wir über alle Einrichtungen hinweg?
Auswertungen lassen sich aus den laufenden Daten konfigurieren und nach Einrichtung gruppieren – etwa Belegung im Monatsverlauf, Fachkraftquote je Einrichtung, Fallverteilung nach Rechtsgrundlage und Leistungsart, Rechnungsvolumen je Kostenträger und Umsatzanteil je Einrichtung. Welche Kennzahlen Sie sehen, richtet sich nach Ihren Fragen und nach den Rechten der jeweiligen Rolle.
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