Abrechnung, die aus der Dokumentation entsteht.
Der teuerste Fehler in der Abrechnung passiert nicht beim Rechnungslauf, sondern Wochen vorher: Leistung wird auf Papier erfasst und später ein zweites Mal in ein Abrechnungsprogramm übertragen. KoJu24 schließt diese Lücke – abgerechnet wird genau das, was dokumentiert und freigegeben wurde.
Warum doppelte Erfassung die eigentliche Fehlerquelle ist
In vielen Einrichtungen laufen Dokumentation und Abrechnung als zwei getrennte Welten: Die Fachkraft schreibt den Verlauf, führt daneben einen Stundenzettel, und die Verwaltung überträgt beides am Monatsende in die Rechnung. Jeder Übertrag ist eine Fehlerquelle – und jede Rückfrage des Kostenträgers zwingt dazu, den Weg rückwärts zu gehen.
KoJu24 dreht das um: Die Fachleistungsstunde ist ein dokumentierter Vorgang am Fall, kein separater Zettel. Sie hängt an der Bewilligung, trägt Datum, Dauer, Leistungsart und die erbrachte Leistung – und ist damit gleichzeitig fachliche Dokumentation und Abrechnungsgrundlage. Was am Monatsende in der Rechnung steht, lässt sich in einem Klick bis zum Eintrag zurückverfolgen.
Vom Termin zur bezahlten Rechnung
Der Weg, den jede abgerechnete Stunde in KoJu24 nimmt:
Bewilligung hinterlegen
Kostenträger, Leistungsart, bewilligter Umfang und Zeitraum liegen am Fall. Die Bewilligung ist der Rahmen, gegen den später jede erfasste Stunde läuft.
Leistung dokumentieren
Die Fachkraft erfasst die Fachleistungsstunde direkt beim Klienten – mobil, auch ohne Schreibtisch. Fahrtzeiten und Kilometer werden mit Grund erfasst, Gruppen-FLS für mehrere Klient:innen gemeinsam.
Prüfen und freigeben
Leitung oder Verwaltung sichten die erfassten Leistungen im Vier-Augen-Prinzip. Erst die Freigabe macht eine Stunde abrechenbar – nichts wandert ungeprüft in die Rechnung.
Rechnungslauf
Der Lauf zieht alle freigegebenen Leistungen des Zeitraums je Kostenträger zusammen. Wiederkehrende und altersabhängige Kosten – etwa Taschengeld oder Hygienegeld – laufen im selben Zug mit.
Ausgeben und übergeben
Die Rechnung geht als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format an den Kostenträger und als Buchungsstapel an DATEV. Der Beleg bleibt am Fall, die Rückverfolgung bleibt erhalten.
Was in der Abrechnung steckt
Fachleistungsstunden
Einzel- und Gruppen-FLS gegen die Bewilligung, mit Leistungsart, Dauer und dokumentierter Leistung. Über- und Unterschreitungen der Bewilligung werden sichtbar, bevor der Monat zu ist.
Kostenträger & Entgelte
Entgeltvereinbarungen nach §§ 78a–g SGB VIII je Kostenträger und Leistungsart, mit Gültigkeitszeiträumen. Satzänderungen wirken ab dem Stichtag, ohne Altfälle rückwirkend zu verfälschen.
E-Rechnung (ZUGFeRD)
Rechnungen im hybriden ZUGFeRD-Format – lesbares PDF und strukturierter Datensatz in einer Datei, wie ihn öffentliche Kostenträger erwarten.
DATEV-Übergabe
Buchungsdaten gehen im DATEV-Format an Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerbüro, statt dort erneut erfasst zu werden.
Fahrten & Kilometer
Fahrtzeiten und Kilometer werden mit Grund dokumentiert und der richtigen Leistung zugeordnet – die zentrale Größe für jeden ambulanten Dienst.
Barbeträge & Kasse
Taschengeld und wiederkehrende Kosten laufen altersabhängig mit, jede Barbewegung wird mit Beleg gebucht und der Monat unveränderlich abgeschlossen.
Warum es die eine Formel nicht gibt
Wer Fachleistungsstunden auf „Stunden mal Satz" verkürzt, hat noch keine Entgeltvereinbarung gelesen. Diese Fragen beantwortet jede Vereinbarung anders – und jede Antwort verändert, was am Monatsende abrechenbar ist:
Der Satz ist nicht der Preis
Was als Leistung zählt und was im Satz bereits enthalten ist, wird je Kostenträger und Leistungsart verhandelt. Zwei Träger mit identischem Stundensatz rechnen deshalb unterschiedlich ab.
Vor- und Nachbereitung
Steckt sie im Satz oder steht sie daneben? Beides ist üblich. Eine Software, die nur eine der beiden Varianten kennt, zwingt Sie in die Variante, die Sie nicht vereinbart haben.
Bewilligungen haben eigene Rhythmen
Nicht jede erneuert sich zum Monatsersten; manche laufen ab dem Tag der Zuordnung. Die verbleibende Menge korrekt zu führen ist Rechenarbeit – kein Blick in den Kalender.
Überschreitung ist Steuerung, nicht Buchhaltung
Wer erst beim Rechnungslauf bemerkt, dass das Kontingent ausgeschöpft war, hat die Leistung längst erbracht. Die Frage ist, wann Sie es erfahren – nicht, wie Sie es hinterher buchen.
Nicht jede Leistung ist eine Stunde
Manches wird als Pauschale vergütet, manches als Menge, manches nur an bestimmten Tagen. Die Einheit gehört zur Leistung, nicht zur Rechnung.
Gruppensettings teilen sich auf
Eine erbrachte Leistung, mehrere Klient:innen – und unter Umständen mehrere Kostenträger mit je eigener Bewilligung. Die Aufteilung muss stimmen, bevor die Rechnung rausgeht.
Ihre Vereinbarung, nicht unser Musterfall
Diese Liste ist bewusst allgemein gehalten – jede Einrichtung erkennt darin ihre eigenen Sonderfälle wieder, und genau die entscheiden. Wie KoJu24 sie im Einzelnen abbildet, zeigen wir Ihnen in einer Online-Präsentation an Ihren tatsächlichen Vereinbarungen und Zahlen. Das sagt mehr als jede Funktionsliste.
Was „prüffähig" konkret bedeutet
Wenn der Kostenträger nachfragt, muss die Einrichtung drei Dinge zeigen können. KoJu24 hält alle drei zusammen:
Liquidität als eigenes Thema
Zwischen erbrachter Leistung und Zahlungseingang liegen bei vielen Kostenträgern Wochen. Wer diese Lücke nicht überbrücken kann, finanziert seine eigene Arbeit vor. Über unseren Partner RHD lässt sich die Abrechnung optional als Social-Factoring abwickeln – die Entscheidung dafür ist unabhängig von der Software.
Häufige Fragen
Wie funktioniert die Abrechnung der Fachleistungsstunden in KoJu24?
Die Fachleistungsstunde wird direkt am Fall dokumentiert und läuft gegen die hinterlegte Bewilligung. Nach der Freigabe im Vier-Augen-Prinzip zieht der Rechnungslauf alle freigegebenen Leistungen je Kostenträger zusammen. Die Rechnung entsteht damit aus der Dokumentation – ohne dass jemand Stunden ein zweites Mal erfasst.
Unterstützt KoJu24 die E-Rechnung nach ZUGFeRD?
Ja. Rechnungen werden im hybriden ZUGFeRD-Format ausgegeben: ein für Menschen lesbares PDF und ein strukturierter Datensatz in derselben Datei. Das ist das Format, das öffentliche Kostenträger im Regelfall erwarten.
Lässt sich KoJu24 an DATEV anbinden?
Ja. Buchungsdaten werden im DATEV-Format übergeben, sodass Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerbüro sie übernehmen kann, statt sie erneut zu erfassen. Ein vollständiger, maschinenlesbarer Export Ihrer Daten ist unabhängig davon jederzeit möglich.
Können mehrere Klient:innen gemeinsam abgerechnet werden?
Ja. Für Leistungen, die im Gruppensetting erbracht werden, gibt es die Gruppen-Fachleistungsstunde: Die Leistung wird einmal dokumentiert und den beteiligten Klient:innen zugeordnet, sodass die Abrechnung je Kostenträger korrekt aufgeteilt wird.
Was passiert, wenn sich ein Entgeltsatz mitten im Jahr ändert?
Entgeltvereinbarungen werden je Kostenträger und Leistungsart mit Gültigkeitszeitraum hinterlegt. Ein neuer Satz wirkt ab seinem Stichtag; bereits abgerechnete Zeiträume bleiben mit dem damals gültigen Satz erhalten.
Sehen wir, ob eine Bewilligung ausgeschöpft ist?
Ja. Erfasste Leistungen laufen gegen den bewilligten Umfang, sodass Über- und Unterschreitungen sichtbar werden, solange sich noch etwas steuern lässt – und nicht erst, wenn der Kostenträger die Rechnung kürzt.
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