Dokumentation, die nicht bis zum Feierabend wartet.
In vielen Einrichtungen entsteht jede Dokumentation zweimal: als Notiz im Dienst und als sauberer Text am Abend. KoJu24 lässt sie einmal entstehen – direkt am Fall, getippt oder diktiert – und macht aus ihr die Übergabe, den Bericht und die Grundlage der Abrechnung.
Warum Dokumentation Abende kostet
Ein guter Teil der Dokumentationszeit in der Sozialen Arbeit ist Abschreiben: Stichworte aus dem Dienst werden später ausformuliert, ein Verlauf wird für die Übergabe noch einmal zusammengefasst, und für den Entwicklungsbericht liest jemand die Einträge von drei Monaten nach.
Die Menge lässt sich selten verringern – Kostenträger, Jugendamt und Team brauchen die Informationen. Verringern lässt sich der zweite Durchgang. Dafür muss ein Eintrag dort entstehen, wo die Arbeit passiert, und von dort aus weiterwandern: zur Kollegin in der nächsten Schicht, in den Bericht, in die Abrechnung.
Was in der Dokumentation steckt
Diktieren statt tippen
Einträge lassen sich im Texteditor einsprechen, Satzzeichen und neue Absätze per Sprachbefehl. Die Diktierfunktion nutzt die Spracherkennung des Browsers und steht dort zur Verfügung, wo er sie unterstützt.
Einzeln oder für die Gruppe
Ein Eintrag je Klient:in oder eine Gruppendokumentation für mehrere Beteiligte – für das Gruppenangebot, den Ausflug oder die gemeinsame Aktivität, ohne denselben Text mehrfach zu schreiben.
Übergaben, die ankommen
Übergaben erscheinen im Dashboard, lassen sich oben anheften und auf Wunsch zugleich als Tagesdokumentation anlegen. Ungelesene Tagesdokumentationen stehen im selben Blick.
Lebensbereiche ohne Nacharbeit
Über hinterlegte Aktionswörter ordnet KoJu24 einen Eintrag schon beim Schreiben dem passenden Lebensbereich zu. Verläufe lassen sich später nach Themen filtern, statt sie neu zu sortieren.
Vorlagen für Berichte
Dokumentationsvorlagen geben Berichten ihre Struktur, und der Hilfeplan kann selbst als Vorlage dienen. Für Fachleistungsstunden lassen sich je Leistung zusätzlich Textbausteine hinterlegen, die im Betreuungsnachweis erscheinen.
Wer was sieht
Sichtrechte werden je Rolle vergeben; eine Fachkraft lässt sich auf ihre eigenen Fälle beschränken. Jede Tagesdokumentation hat einen Änderungsverlauf, Anlegen, Ändern und Löschen werden protokolliert.
Vom Dienst zum Bericht
Der Weg, den ein Eintrag in KoJu24 nimmt:
Im Dienst erfassen
Direkt am Fall, auf Smartphone, Tablet oder PC – getippt oder diktiert. Dokumente lassen sich an den Eintrag anhängen.
Übergeben
Was die nächste Schicht wissen muss, geht als Übergabe ins Dashboard. Ungelesene Tagesdokumentationen sind dort mit im Blick.
Einordnen
Aktionswörter ordnen den Eintrag einem Lebensbereich zu. Wo es eingeschaltet ist, dokumentieren Fachkräfte direkt zu den Maßnahmen aus dem Hilfeplan und ergänzen eine Einschätzung per Smiley.
Überblicken
Die Zusammenfassungsansicht filtert Dokumentationen, Aufgaben, Termine und Übergaben nach Ihren Kriterien – für die Fallbesprechung, ohne Akten zu wälzen.
Berichten
Der Entwicklungsbericht folgt Ihrer Dokumentationsvorlage und startet auf Wunsch mit einem KI-Textvorschlag aus der Dokumentation des Zeitraums. Die Fachkraft prüft und ergänzt ihn nur noch.
Der Bericht beginnt nicht mehr beim leeren Blatt
Wochen an Einträgen nachlesen und zusammenfassen – diese Arbeit übernimmt die KI. Sie formuliert aus der laufenden Dokumentation einen Textvorschlag für den Entwicklungsbericht, die Fachkraft prüft und ergänzt ihn nur noch.
Zusammengefasst statt nachgelesen
Was im Zeitraum dokumentiert wurde, wird zu einem lesbaren Berichtstext – auf Wunsch auch für ein ganzes Familiensystem. Die Zeit fürs Zusammentragen bleibt für die Arbeit mit den Menschen.
Datenschutz eingebaut
Namen von Klient:innen werden durch Platzhalter ersetzt, bevor die KI den Text verarbeitet. Wie die KI eingebunden wird, legt Ihre Einrichtung fest – etwa über den eigenen KI-Dienst von KoJu24.
Das letzte Wort hat die Fachkraft
Der Vorschlag ist ein Entwurf, kein fertiger Bericht: Die Fachkraft prüft, ergänzt ihre fachliche Einschätzung und gibt frei. KI-Vorgänge werden protokolliert.
Was eine belastbare Dokumentation ausmacht
Wenn Kostenträger, Jugendamt oder die eigene Leitung nachfragen, zählt nicht die Textmenge, sondern ob sich ein Eintrag einordnen lässt:
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Häufige Fragen
Welche Software eignet sich für die Dokumentation in der Sozialen Arbeit?
Eine, die dort dokumentieren lässt, wo die Arbeit stattfindet, und den Eintrag danach weiterverwendet. Worauf es ankommt: mobile Erfassung direkt am Fall, Gruppendokumentation für gemeinsame Angebote, Übergaben im Team, Sichtrechte je Rolle, Berichte aus der laufenden Dokumentation und – bei Fachleistungsstunden – der direkte Weg in die Abrechnung. KoJu24 bringt diese Punkte in einer cloudbasierten Software zusammen.
Kann ich in KoJu24 diktieren statt tippen?
Ja. Im Texteditor lassen sich Einträge einsprechen; Satzzeichen und neue Absätze setzen Sie per Sprachbefehl. Die Diktierfunktion nutzt die Spracherkennung des Browsers und steht überall dort zur Verfügung, wo der Browser sie unterstützt. Diktierte Texte bearbeiten Sie anschließend wie getippte.
Kann eine Dokumentation für mehrere Klient:innen gleichzeitig angelegt werden?
Ja. Die Gruppendokumentation hält eine gemeinsame Aktivität einmal fest und ordnet sie allen Beteiligten zu – für Gruppenangebote ebenso wie für Ausflüge oder Präventionsarbeit. Für Fachleistungsstunden gibt es dafür die Gruppen-FLS, die die Abrechnung je Kostenträger korrekt aufteilt.
Wie hilft die KI beim Schreiben von Entwicklungsberichten?
Die KI formuliert aus der Dokumentation des gewählten Zeitraums einen Textvorschlag für den Bericht – bei Bedarf auch für ein ganzes Familiensystem. Das Nachlesen und Zusammenfassen von Wochen an Einträgen übernimmt sie; die Fachkraft prüft den Vorschlag, ergänzt ihre fachliche Einschätzung und gibt den Bericht frei. Namen von Klient:innen werden vor der Verarbeitung durch Platzhalter ersetzt, und wie die KI eingebunden wird, legt Ihre Einrichtung selbst fest – etwa über den eigenen KI-Dienst von KoJu24.
Sieht jede Fachkraft alle Dokumentationen?
Nein. Rechte werden je Rolle vergeben – einmal für die Frage, welche Bereiche jemand öffnen darf, und einmal für die Frage, welche Fälle darin sichtbar sind. Eine Fachkraft lässt sich auf ihre eigenen Fälle beschränken, während Leitung und Verwaltung den Gesamtblick behalten. Anlegen, Ändern, Löschen und Exporte werden protokolliert.
Funktioniert die Dokumentation auch ohne Internetverbindung?
Nein. KoJu24 ist eine Online-Anwendung und braucht eine Internetverbindung; eine mobile Datenverbindung genügt. Auf Smartphone und Tablet lässt sich KoJu24 als App nutzen – auch dort wird online dokumentiert.
Was kostet eine Dokumentationssoftware wie KoJu24?
KoJu24 wird je Nutzer und Monat abgerechnet. Leitung, Verwaltung und Fachkräfte in stationären Gruppen arbeiten mit KOJU-KOMPLETT (19,90 €), pädagogische Fachkräfte im ambulanten Dienst mit KOJU-SMART (8,00 €) – jeweils netto zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer. Mindestabnahme: Paket im Wert von 99 € netto/Monat; die darin enthaltenen Lizenzen stellen Sie sich Ihren Anforderungen entsprechend zusammen. Mindestens eine Komplett-Lizenz muss jedoch darin enthalten sein. Hosting in Deutschland, Updates und Support sind enthalten.
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